Năm 2026 là giai đoạn quan trọng trong việc triển khai và rà soát tuân thủ Luật BHXH năm 2024. Việc đối chiếu dữ liệu giữa cơ quan thuế và cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) đòi hỏi doanh nghiệp chú trọng hơn đến tính nhất quán của hồ sơ lao động, tiền lương và dữ liệu thuế thu nhập cá nhân (TNCN), qua đó chủ động nhận diện rủi ro đóng thiếu, chậm đóng và các nghĩa vụ tài chính có thể phát sinh.

1. Vì sao doanh nghiệp cần chủ động rà soát BHXH?

Khi dữ liệu thu nhập kê khai thuế có dấu hiệu chưa tương ứng với tình hình tham gia BHXH, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp hồ sơ, giải trình về đối tượng lao động, tiền lương làm căn cứ đóng và tình hình thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm.

Năm 2026 là giai đoạn quan trọng trong việc triển khai và đánh giá tuân thủ Luật BHXH năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025). Những thay đổi về đối tượng tham gia, căn cứ đóng và cơ chế xử lý chậm đóng, trốn đóng đòi hỏi doanh nghiệp rà soát lại chính sách và dữ liệu đã áp dụng.

Đáng chú ý, Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định chi tiết việc xử lý chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), trong khi Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH đã có hiệu lực từ ngày 10/09/2026.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hồ sơ và xác định các điểm chưa phù hợp, thay vì chỉ kiểm tra khi nhận được yêu cầu từ cơ quan chức năng.

2. Rà soát đúng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Một trong những nội dung quan trọng nhất là xác định đầy đủ người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Theo Luật BHXH năm 2024, đối tượng tham gia không chỉ giới hạn ở người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ một tháng trở lên mà còn bao gồm các nhóm đối tượng khác theo quy định.

Đặc biệt, trường hợp các bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên vẫn có thể thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

Doanh nghiệp nên rà soát các nhóm nhân sự sau:

• Nhân viên chính thức và bán thời gian: Kiểm tra hợp đồng, thời gian làm việc, mức tiền lương và điều kiện tham gia BHXH bắt buộc. Đối với lao động không trọn thời gian, cần lưu ý điều kiện về mức tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định.
• Freelancer và cộng tác viên: Xem xét bản chất quan hệ làm việc, cách thức giao việc, trả công và mức độ quản lý thực tế, thay vì chỉ dựa vào tên gọi hợp đồng dịch vụ.
• Thực tập sinh và người thử việc: Xác định tình trạng làm việc thực tế, hình thức thỏa thuận và căn cứ pháp luật áp dụng. Cần phân biệt hợp đồng thử việc riêng với hợp đồng lao động có bao gồm thời gian thử việc.
• Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: Rà soát thời hạn hợp đồng, tình trạng làm việc và các trường hợp ngoại lệ. Theo Luật BHXH năm 2024, người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, trừ các trường hợp được loại trừ theo quy định, như di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng hoặc thuộc trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác.
• Các nhóm lao động khác: Kiểm tra những trường hợp thuộc diện tham gia nhưng chưa được đăng ký hoặc đóng đầy đủ.

Việc phân loại đúng đối tượng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bỏ sót người tham gia, đồng thời có căn cứ giải trình đối với những trường hợp không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.

Tình huống thực tế: Sinh viên thực tập có phải đóng BHXH bắt buộc?

Tháng 10/2026, BHXH Việt Nam giải đáp trường hợp một doanh nghiệp tại TP.HCM ký hợp đồng với 5 sinh viên thực tập, mỗi người nhận hỗ trợ 5 triệu đồng/tháng.

Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, nếu thỏa thuận thực tập có nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp thì quan hệ này được xác định là quan hệ lao động và phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc theo quy định.

Lưu ý đối với doanh nghiệp: Tên gọi “hợp đồng thực tập” hay khoản tiền “hỗ trợ thực tập” không phải là căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ BHXH. Doanh nghiệp cần xem xét bản chất công việc, hình thức quản lý và nội dung thỏa thuận thực tế.

3. Hoàn thiện hồ sơ lao động, tiền lương và bảo hiểm

Hồ sơ phục vụ việc rà soát, giải trình cần phản ánh nhất quán giữa quan hệ lao động thực tế, chính sách tiền lương và dữ liệu tham gia bảo hiểm.

Hồ sơ pháp lý và nhân sự

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tài liệu pháp lý liên quan.
• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, các quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, điều chỉnh tiền lương và chấm dứt hợp đồng.
• Hợp đồng dịch vụ, thỏa thuận thực tập và tài liệu thể hiện công việc thực tế.

Hồ sơ tiền lương

• Thang lương, bảng lương.
• Quy chế trả lương, trả thưởng và các chính sách phụ cấp, bổ sung thu nhập.
• Bảng chấm công, bảng chi tiết tiền lương đã chi trả và chứng từ thanh toán.

Hồ sơ bảo hiểm

• Danh sách người lao động tham gia BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN).
• Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh mức đóng và dữ liệu quá trình đóng.
• Báo cáo tình hình đóng bảo hiểm và tài liệu giải trình liên quan.

Những khoản thu nhập nào phải tính đóng BHXH?

Tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện luật định.

Tuy nhiên, không phải mọi khoản thu nhập chịu thuế TNCN đều thuộc căn cứ đóng BHXH. Doanh nghiệp cần rà soát các thành phần thu nhập theo quy định pháp luật, đối chiếu với hợp đồng lao động, quy chế tiền lương và thực tế chi trả để xác định nghĩa vụ đóng phù hợp.

Đối với lao động nước ngoài, các khoản hỗ trợ và phúc lợi cũng cần được đánh giá theo bản chất từng khoản chi và quy định áp dụng, thay vì mặc định thuộc hoặc không thuộc căn cứ đóng BHXH.

4. Đối chiếu dữ liệu BHXH với quyết toán thuế TNCN

Dữ liệu quyết toán thuế TNCN là một trong những nguồn thông tin quan trọng để đối chiếu với hồ sơ lao động, tiền lương và tình hình tham gia BHXH.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN) và các phụ lục liên quan để đối chiếu với Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-LT) theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, dữ liệu quá trình đóng bảo hiểm, bảng lương và hồ sơ nhân sự.

Do các tài liệu có mục đích và kỳ dữ liệu khác nhau, việc đối chiếu cần thực hiện theo từng người lao động, từng giai đoạn và từng khoản thu nhập có liên quan.

Các nội dung cần rà soát bao gồm:

• Danh sách người nhận thu nhập theo quyết toán thuế TNCN có khớp với dữ liệu nhân sự không?
• Những người có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng chưa tham gia BHXH có thuộc diện tham gia bắt buộc không?
• Các khoản lương, phụ cấp, thưởng đã được phân loại đúng khi xác định căn cứ đóng BHXH chưa?
• Chênh lệch (nếu có) giữa thu nhập chịu thuế TNCN và tiền lương đóng BHXH đã được làm rõ nguyên nhân và lưu giữ hồ sơ chứng minh chưa?
• Các biến động về lao động (báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng) có được ghi nhận đúng thời điểm không?

Thu nhập chịu thuế TNCN và tiền lương đóng BHXH được xác định theo các quy định riêng. Chênh lệch giữa hai dữ liệu không mặc nhiên đồng nghĩa với vi phạm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần ưu tiên rà soát, xác định rõ nguyên nhân và chuẩn bị hồ sơ giải trình đối với những khoản chênh lệch chưa có căn cứ rõ ràng.

5. Nhận diện rủi ro tài chính và chủ động khắc phục

Rủi ro từ việc thực hiện chưa đầy đủ nghĩa vụ BHXH không chỉ dừng ở xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp còn có thể phải đóng bổ sung số tiền chưa thực hiện và khoản tiền phát sinh do chậm đóng, trốn đóng.

Theo Luật BHXH năm 2024 và Nghị định 274/2025/NĐ-CP, đối với hành vi chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc và BHTN, doanh nghiệp phải nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng theo quy định.

Ví dụ minh họa:

Giả sử doanh nghiệp có 100 triệu đồng BHXH, BHTN bị xác định chậm đóng trong 365 ngày và toàn bộ khoản tiền này chịu mức tính 0,03%/ngày trong suốt thời gian đó.

Số tiền phải nộp thêm là:

100 triệu đồng × 0,03% × 365 ngày = 10,95 triệu đồng.

Như vậy, ngoài 100 triệu đồng tiền gốc, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm gần 11 triệu đồng, chưa bao gồm khoản xử phạt hành chính nếu có.

Đây là ví dụ minh họa. Việc xác định số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng trong thực tế phải căn cứ vào từng kỳ phát sinh, thời điểm áp dụng quy định và các trường hợp ngoại lệ, chuyển tiếp có liên quan.

Nếu sai lệch kéo dài qua nhiều kỳ, nghĩa vụ tài chính có thể tích lũy, tạo thêm áp lực lên dòng tiền của doanh nghiệp.

Khi tự rà soát và phát hiện điểm chưa phù hợp, doanh nghiệp nên thực hiện 5 bước:

1. Xác định nhóm người lao động và khoảng thời gian có liên quan.
2. Đối chiếu hợp đồng, hồ sơ tiền lương, dữ liệu BHXH và chứng từ chi trả.
3. Làm rõ nguyên nhân chưa đăng ký, đóng thiếu hoặc chậm đóng.
4. Xác định nghĩa vụ cần điều chỉnh, đóng bổ sung và khoản tiền phát sinh.
5. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

6. Hỗ trợ tính lương và rà soát BHXH chuyên sâu cùng Russell Bedford KTC

Quản lý tiền lương và BHXH đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa hồ sơ lao động, chính sách tiền lương, dữ liệu kế toán và nghĩa vụ thuế.

Thông qua dịch vụ hỗ trợ tính lương và bảo hiểm xã hội, Russell Bedford KTC đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc:

• Rà soát đối tượng và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
• Đối chiếu dữ liệu tiền lương, hồ sơ bảo hiểm và quyết toán thuế TNCN.
• Nhận diện các điểm chưa nhất quán và đánh giá nghĩa vụ cần điều chỉnh.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ việc giải trình với cơ quan có thẩm quyền.